Les visioconférences Zoom sont très efficaces pour remplacer les réunions en présentiel. Pour les avoir largement utilisées pendant la crise du Covid-19, on a le sentiment d'être même plus efficaces, plus attentif, davantage focus sur l'essentiel et les objectifs de la réunion. Est-ce l'écran qui nous maintient dans une bulle de concentration ? Peut-être. En tout cas, une telle qualité de visioconférence est une réponse quasiment à elle seule au sentiment d'isolement en télétravail.
La vidéo tout terrain
La visioconférence Zoom s'adapte à tous les écrans et à tous les besoins, de la réunion à deux jusqu'aux conférences XXL de 300 personnes ! Et puis, on l'a déjà dit, la qualité de la vidéo et la gestion du son permettent de conserver des échanges très naturels entre les participants. On ne déplore aucun décalage qui créent des ruptures dans la conversation ou des coupes de paroles malvenues... Il y a une fonctionnalité particulièrement intéressante dans la solution Zoom c'est qu'elle détecte instantanément le participant qui prend la parole et encadre immédiatement sa vidéo ou le place en grand écran. Celui qui a la parole est clairement identifié par les autres qui attendent alors l'ouverture pour s'exprimer. Cela élimine le risque de cacophonie.
Gérer son arrière plan pour cacher son bazar
Nous n'avons pas tous un endroit chez soi pour s'isoler complètement de la sphère personnelle. On peut toujours éliminer les objets trop personnels du champ de vision et faire du rangement, ça n'enlève rien au fait qu'on n'a pas forcément envie de montrer son intérieur ou un proche qui passerait derrière. Pour répondre à cette problématique Zoom permet de gérer un arrière-plan virtuel en affichant une image que vous avez importée.
Le partage d'écran pour travailler autour d'un document commun
En visioconférence, on peut assister à une présentation animée par un ou plusieurs animateurs. On est alors dans un rôle de spectateur. C'est le cas des réunions d'information, de présentation d'un projet ou de formations à distance. Là où la solution est encore plus intéressante c'est lorsque l'on travaille sur un sujet qui nécessite des interactions autour d'un ou plusieurs documents de travail. Tout d'abord, chaque participant a la possibilité de partager son écran qu'il soit l'organisateur ou participant à la réunion. Bien sûr, l'organisateur garde la main et peut bloquer un partage et d'autres droits donnés aux participants. Ensuite, Zoom est doté d'une barre d'outils qui permet à chacun d'annoter le document à l'écran : Vous pouvez taper du texte, dessiner à main levée, utiliser des formes prédéfinies (ligne, flèche, rectangle, rond, losange...), placer des symboles (croix rouge, coche verte, cœur, étoile...), changer la couleur, modifier l'épaisseur des traits... Pour s'organiser, on peut décider d'une couleur pour chacun et savoir ainsi qui a noté quoi. A la fin, il est possible d'enregistrer une image de l'écran avec les annotations afin de conserver une trace et d'apporter d'éventuelles modifications au document qui était partagé.
Le tableau blanc pour exprimer ses idées
La fonctionnalité "tableau blanc" fonctionne comme le partage d'écran à la différence qu'il affiche uniquement un fond blanc, une page vierge sur laquelle chacun peut s'exprimer avec les mêmes outils d'annotation. Le bon outil pour les brainstorming à distance !
En visio ? Tel4B informe vos collègues de votre indisponibilité
Dès que vous ouvrez votre salle virtuelle depuis l'application Tel4B, votre statut de présence passe automatiquement en "occupé / réunion". Cela limite les risques d'être dérangé par ses collègues pendant une visioconférence.
Le menu (1) permet de réaliser différentes actions en rapport avec la visioconférence directement depuis cette application du quotidien : Accéder directement à salle de réunion virtuelle, programmer des réunions en visioconférence, rejoindre une conférence organisée par une autre personne.
On visualise ici la création d'une réunion en visioconférence. On programme le jour et l'horaire et on sélectionne les personnes invitées.
Dès que la réunion est enregistrée, chaque participant convié reçoit un email avec les informations sur la réunion et le lien permettant de la rejoindre.
On retrouve dans la liste des conférences progammées la réunion que l'on vient d'enregistrer ainsi qu'une conférence hebdomadaire pour les points réguliers. L'interface gère en effet les réunions récurrentes.
L'application Tel4B permet également de rejoindre une conférence active dont aurait uniquement le numéro ou le nom de l'organisateur.
Vous souhaitez démarrer un visioconférence avec une personne présente dans votre répertoire de contact ? Un bouton "conférence" en face de son nom envoie automatiquement un mail avec une invitation à rejoindre votre salle de conférence.
