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Service de traitement intelligent des documents entrants

Process Order-to-Cash :
Soigner l'enregistrement de ses commandes clients pour prendre un bon départ

Service Cloud de dématérialisation des commandes, Demat'Manager regroupe, dans un même flux de traitement, les mails, les fax et les courriers numérisés

5 étapes de traitement


1. Réception, dématérialisation, centralisation

Les fax reçus sont convertis automatiquement en pdf pour un traitement numérique. De la même manière des emails et notamment leur(s) pièce(s) jointe(s) sont dématérialisés afin de rendre leur contenu lisible par un moteur de traitement. Mails, fax et courriers numérisés sont alors regroupés dans une même file de traitement.

2. Traitements automatiques et extraction d'information

Les documents peuvent recevoir plusieurs types de traitements automatiques :

  • OCR (Optical Character Recognition) : transforme l'image d'un texte en caractères sélectionnables et analysables par un moteur. Ce traitement permet également de retourner les documents inclinés.
  • RAD (Reconnaissance Automatique de Document) : Le moteur Demat'Manager détermine le type de document dont il s'agit afin de le distribuer au bon service
  • LAD (Lecture Automatique de Document) : Il s'agit de la capture des informations pertinentes contenues dans le document et permettant le traitement de la commande (client, références, quantités...)

3. La distribution automatique en fonction de règles de routage

Deux possibilités :

  • Les données nécessaires ont été capturées et peuvent faire l'objet d'une vérification humaine. Si l'expérience montre que la capture est fiable les données peuvent être poussées directement, sans contrôle humain, à un ERP via la transmission d'un XML.
  • Les documents et leurs données extraites sont distribués à un agent ou un groupe d'agents de saisie soit dans des boîtes mail, soit dans l'interface Demat'Manager pour y recevoir un traitement manuel à l'écran. Ce routage peut-être réalisé en fonction du type de document, de l'émetteur qui a été reconnu, de son implantation géographique, etc.

4. Traitements humains facilités par l'interface Web

Idéalement affichée sur un écran positionné à la verticale, l'interface permet d'afficher les documents en pleine page afin d'offrir un vrai confort de traitement aux agents. Un système de bannettes virtuelles associées à un ou plusieurs agents permet de déplacer les documents d'une bannette vers une autre en 1 clic. Des boutons d'actions permettent de répondre au différents cas posés par le traitement des commandes (demande d'informations complémentaires, temporisation, attachement de pièce jointe, découpe de document, annotations...). L'interface permet également d'enrichir une base de données (numéros de client, raisons sociales, email, numéro de fax...) permettant d'automatiser de futurs traitements.

5. L'archivage électronique des documents dans le Cloud

Après enregistrement, chaque document et ces attributs peut être archivé sur le serveur Cloud sécurisé de Demat'Manager. Une interface permet d'accéder et de retrouver facilement un document dans ces archives grâce à une recherche simplifiée sur les différentes informations qui caractérisent les documents. Il est alors possible de télécharger le document et de le ré-injecter dans l'interface de traitement de Demat'Manager.

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