Le cas de la fondation OVE illustre comment FAXBIS minimise les contraintes liées au fax pour préparer la transition vers d'autres modes de communication
OVE est une association qui gère un dispositif d'une soixantaine d'établissements et services sociaux et médico-sociaux pour personnes en situation de handicap ou en grande difficulté, adultes, adolescents et enfants. 3 000 personnes sont accueillies par les 1 300 salariés de l’association. Avec sa modernisation entamée dès 1995, OVE s'est dotée de moyens humains et techniques performants à la mesure de son ambition solidaire.
Le fax n’est pas un média privilégié par OVE mais son utilisation est imposée par certains de leurs interlocuteurs notamment des autorités de contrôle qui imposent des communications par fax pour les échanges de documents confidentiels.
Enjeux
La transition vers FAXBIS s’est faite en plusieurs étapes. Au départ chaque structure avait sa machine fax avec sa ligne fax dédiée puis les machines spécifiques ont été remplacées par des multifonctions Canon.
Pour OVE, le fax n’est pas créateur de valeur mais au contraire une contrainte et un poste de dépense dont ils se passeraient bien. Leur objectif est donc de minimiser au maximum son coût. Et quand on sait que le volume de fax utiles à OVE est noyé dans une masse de fax non sollicités (publicités), on comprend que cette consommation de papier est devenue insupportable. OVE a ainsi profité de la fusion de ses multiples contrats passés avec Canon en un seul contrat pour solliciter une réponse globale à ce gaspillage de papier.
Réponses & bénéfices
Mise en place de FAXBIS
La solution de serveur de fax ayant été rapidement éliminée car plus contraignante dans une organisation dispersée géographiquement et moins intéressante au regard du volume de fax, FAXBIS s’est naturellement imposé et s’est rapidement installé dans les habitudes de travail des collaborateurs. Chaque personne de l’organisation bénéficie ainsi d’un compte et traite ses fax depuis sa messagerie mail. Seuls les fax utiles et le nécessitant sont imprimés.
L’adoption de FAXBIS et son ouverture possible au SMS a rapidement fait prendre conscience du potentiel de ce média de communication dans le cadre de certaines situations notamment l’alerte des parents ou tuteurs en cas d’absence des personnes accompagnées. OVE a ainsi souscrit un pack de crédit SMS.
Les avantages de la solution pour OVE
- OVE a réalisé une économie importante en supprimant toutes les machines spécifiques, en supprimant toutes les lignes et abonnements dédiés au fax et en réduisant de manière remarquable le poste consommable (papier et toner).
- En terme d’organisation, FAXBIS a permis d’ouvrir le fax à l’ensemble des personnes de l’organisation ce qui est favorisé par le fait qu'avec FAXBIS le nombre d’utilisateurs est illimités et sans surcoût contrairement à des solutions concurrentes. Ainsi, certaines structures qui n’avaient pas de fax y ont désormais accès.
- Faxbis a également supprimé la contrainte géographique. Ainsi, une personne rattachée à une antenne d’OVE peu envoyer un fax au nom de la direction pourtant basée au siège.
- Les fax sont consultables depuis la flotte de smartphone des collaborateurs qui peuvent réagir immédiatement à la réception d’un fax, même en situation de mobilité.
Focus portabilité
Généralement, la portabilité des numéros vers FAXBIS est réalisée en quelques jours notamment parce que nous sommes opérateur enregistré à l’ARCEP et que l'on traite nous-même cette procédure. Pourtant pour OVE, l’opération s’est avérée plus délicate pour une raison particulière : OVE possédait des numéros chez plusieurs opérateurs et ils avaient entamé, avant l’intégration de FAXBIS, une démarche de regroupement de ces numéros chez un même opérateur. Au milieu de ce croisement des portabilités et des difficultés pour obtenir les informations de la part de chaque opérateur, l’expertise et les bonnes relations d’AVM a permis de se sortir de cette situation mal embarquée. OVE a notamment pu compter sur un contact dédié chez AVM qui leur a permis de rester informés tout au long de la procédure.
Site Web : www.ove.asso.fr
