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Coronavirus, comment rester productif en travaillant de chez soi ?

Le Covid-19 est un véritable test grandeur nature pour tous les Plans de Continuité d’Activité (PCA) des entreprises. Des salariés peuvent être contraints de travailler à domicile pour les raisons que l’on connaît. L’enjeu est ainsi de maintenir au maximum la productivité de chacun afin de limiter les effets négatifs sur l’activité.

On parle ici des jobs de bureau qui nécessitent, au minimum, pour le homeoffice, d’accéder à des ressources informatiques, de téléphoner et d’utiliser sa boîte mails. La base de la Digital Workplace !

Une bonne connexion Internet, préalable indispensable

On est quasiment tous équipés d’une connexion Internet à la maison mais, dans ce domaine, on n’est pas tous logés à la même enseigne. On le sait, le haut débit n’est pas accessible à tout le monde. Pourtant une bonne connexion internet est indispensable pour maintenir une bonne productivité et s’assurer de la qualité de la téléphonie sur IP que l’on évoquera un peu plus loin. Alors comment faire lorsque le signal est trop faible et que pourtant la situation impose un maintien à domicile ? Il y a la solution du partage de connexion qui permet d’utiliser les datas de son forfait mobile lorsque l’on en a un. Mais cela n’est solution de dépannage et ne peut durer très longtemps puisqu’un forfait data pro est toujours limité et une utilisation prolongée va rapidement consommer le montant de data disponible. Une autre solution pour l’entreprise peut consister à fournir un boitier 4G doté d’une carte SIM porteuse d’un forfait 100% data. Ce type de forfait est utilisé habituellement par les entreprises en tant que lien de secours, également appelé backup 4G, en cas de défaillance de la connexion principale en ADSL, SDSL ou fibre optique. Ces boîtiers sont très légers, compacts et très simples d’utilisation. Il génère un signal Wifi auquel le travailleur distant peut se connecter directement afin d’être immédiatement opérationnel.

 

Une interconnexion sécurisée via un VPN

Une connexion Internet c’est bien, mais dans un cadre professionnel ce n’est pas toujours suffisant. A une époque où le sujet de la cyber sécurité bat son plein, les ressources informatiques de l’entreprise, comme les fichiers hébergés sur des serveurs en local, font l’objet de mesures de protection indispensables pour limiter au maximum le risque de cyber attaque. A distance, on a donc besoin d’une connexion de type VPN. Le Virtual Private Network permet d’intégrer son ordinateur dans le réseau local et privé de l’entreprise de manière sécurisé. Il crée une interconnexion directe via n’importe quelle connexion Internet en cryptant les données et en masquant l’adresse IP utilisée. C’est donc un premier niveau de sécurité indispensable pour un travailleur à distance. L’ordinateur qui se trouve donc physiquement au domicile du collaborateur mais virtuellement présent dans l’entreprise, vous bénéficiez donc de toutes les applications métiers nécessaire à votre travail en toute sécurité si ces dernières ne sont pas dans le Cloud.

 

Téléphoner avec sa ligne fixe du bureau mais… à la maison

Le téléphone mobile permet bien sûr de téléphoner en toute circonstance mais, généralement, les personnes équipées de mobile pro sont celles qui ont l’habitude de travailler en mobilité. Ici, on va davantage s’adresser à des personnes, plutôt sédentaires, qui utilisent une SDA (ligne fixe directe) au quotidien et qui doivent être « délocalisées » de manière exceptionnelle. La bonne nouvelle pour elles c’est qu’avec la VoIP (Voice over IP) et la téléphonie Cloud (Centrex IP), le terme de « ligne fixe » perd de son sens. En effet, aujourd’hui, via une connexion IP et une solution de type « softphone » vous pouvez téléphoner avec votre numéro de fixe de n’importe où.

 

Qu’est-ce qu’un softphone ?

Un softphone permet de téléphoner via son ordinateur grâce aux enceintes et au micro intégrés ou, de manière plus confortable, avec un casque-micro, des écouteurs ou une oreillette. Les communications transitent via la connexion internet. Avec la solution Tel4B qu’AVM Up propose à ses clients, le pilotage de la ligne s’effectue via MyIstra, une application disponible sur PC, Mac et via un navigateur Internet. Elle offre diverses fonctionnalités comme l’accès à l’annuaire d’entreprise, des boutons permettant de gérer intuitivement des transferts d’appel ou des mises en conférence, un accès aux messages vocaux, etc.

 

Des solutions pour maintenir les collaborations internes et externes

Se connecter, accéder aux ressources informatiques de l’entreprise et téléphoner c’est bien, cela permet de travailler. Mais est-ce que l’on reste aussi efficace que si on était au bureau ? Pour travailler, on a souvent besoin des autres. Alors comment faire lorsque l’on est tout seul dans son coin ? La solution de téléphonie Cloud Tel4B et son interface myIstra ont quelques arguments à faire valoir.

 

Comment connaître l’état de disponibilité de ses collègues à distance ?

Rien de plus agaçant que de chercher à joindre quelqu’un qui ne répond pas lorsque l’on ne sait pas s’il est disponible ou non. Les agendas partagés permettent déjà de connaître les différentes réunions ou plages de travail que chacun a programmé. Mais l’interface desktop myIstra permet d’aller plus loin dans la supervision de l’état de disponibilité des autres. Il y a d’abord les états communiqués automatiquement en fonction de l’activité détectée :

  • Le simple fait d’être connecté à myIstra permet d’affirmer et d’afficher son état de présence.
  • myIstra affiche le statut « en appel » lorsque l’on est en ligne.

myIstra permet également de communiquer manuellement son statut aux autres en sélectionnant un état dans la liste proposée (occupé, pause déjeuner, réunion, en cours de formation, en vacances, malade…) et/ou en saisissant un statut personnalisé. Communiquer son état aux autres fait partie des bonnes pratiques dans le cas du travail à distance.

 

Comment remplacer les petits échanges oraux du quotidien ?

Toutes les interactions ne méritent pas forcément un mail ou un appel. Au quotidien, on se parle d’un bureau à un autre, on discute entre deux portes ou autour de la machine à café. Ces échanges ont de la valeur et les informations qui y sont échangées permettent d’avancer dans son travail. C’est lorsqu’on est à distance et qu’on perd ces petits échanges directs qu’on se rend compte de leur importance si aucune solution de remplacement n’a été prévue par l’entreprise. Lorsqu’on est client de la solution de téléphonie Cloud Tel4B, une solution simple consiste à utiliser la fonctionnalité de messagerie instantanée (chat) intégrée de base à myIstra.

 

La visioconférence maintient les indispensables réunions

Que ce soit en interne ou avec des interlocuteurs extérieurs, on a toujours besoin, à un moment donné, d’organiser des entrevues à plusieurs pour des présentations ou pour discuter de sujets qui le nécessitent. Lorsque l’on est confiné, la visioconférence maintien des conditions tout à fait confortables pour le bon déroulement des réunions, plus particulièrement avec la solution Zoom qui est intégrée à la téléphonie Cloud Tel4B et accessible en option. L’interface de cette solution, numéro une mondiale, place automatiquement au premier plan l’interlocuteur qui parle. La réunion se déroule ainsi de manière fluide et naturelle comme si on était en face à face. Les fonctionnalités de partage d’écran pour les présentations ou de tableau blanc pour les explications permettent également de se rapprocher des conditions d’une réunion physique. Et comme il est possible pour chaque participant d’annoter/dessiner sur un document présenté, chacun reste parfaitement actif et peut faire passer ses idées. 

 

Conclusion : Télétravail, un avant et un après Coronavirus

En France, la culture du télétravail ne n’est pas encore complètement imposée, mais on rentre dans une période où nous n’aurons peut-être plus le choix. La bonne nouvelle c’est que ces solutions existent et elles sont matures. Alors, si on ne se sort pas trop mal de cette crise sanitaire, la vision des dirigeants pourraient évoluer pour laisser s’installer le télétravail en organisation du travail possible.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions évoquées dans cet article sachez qu’elles font partie de l’offre Tel4B (Telephony For Business), un ensemble de solutions autour du réseau et de la téléphonie d’entreprise :

Au-delà de l’aspect technique, Tel4B c’est aussi du service et des équipes mobilisées pour accompagner les entreprises qui ont besoin de réagir rapidement aux éventuels trous dans leur raquette et mettre en place les solutions nécessaires.

En parlant de trous dans la raquette, il y a une solution que l’on n’a pas encore évoquée dans cet article mais qui peut être indispensable pour une organisation qui gère un nombre important de communications par fax et dont les salariés doivent être maintenus à domicile. Il s’agit de FAXBIS. Avec FAXBIS, les fax sont envoyés et reçus par mails quel que soit l’endroit où l’on se trouve, le seul prérequis, une connexion Internet et un accès à sa boîte mails.

Et puis, nos clients qui utilisent DEMAT'MANAGER, solution Cloud de traitement des documents entrants, peuvent continuer à fonctionner avec des équipes confinées à domicile puisque qu'il s'agit d'une solution Cloud et que chacun peut avoir accès aux documents à traiter via l'interface Web.

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On se tient à votre disposition pour toute question :

Tel. 04 78 56 59 13

 

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