Process Order-to-Cash : Soigner le traitement de
ses emails entrants pour prendre un bon départ

La solution Cloud Demat'Manager optimise le traitement, la distribution et l'enregistrement des emails de commande.

Après analyse, vos emails entrants peuvent être orientés automatiquement et directement vers  les bonnes personnes, selon des règles de distribution pré-établies. L'interface avec ses nombreuses fonctionnalités facilite la gestion des documents reçus et l'extraction des informations permettant la poursuite du process de traitement des commandes. Demat'Manager intègre également les fax et les courriers numérisés dans le même flux de traitement.

 

LES PRINCIPES DE DEMAT'MANAGER :

 

Dispatch selon l'émetteur

Sur la base de la reconnaissance de l'émetteur du mail, Demat'Manager peut distribuer automatiquement le message dans la bonne boîte mail ou la bonne bannette virtuelle pour être traité par la bonne persone ou le bon service. Cette reconaissance permet également d'activer une notion de priorité en fonction de l'importance du client. Le mail remonte ainsi automatiquement dans la liste de documents à traiter.

Océrisation des pièces jointes

Demat'Manager intègre une solution d'océrisation (OCR = Optical Character Recognition) qui transforme les documents dont le contenu est "écrasé" en pdf text. Le contenu peut alors faire l'objet d'analyses textuelles de manipulation à l'écran type copier/coller.

Reconnaissance du type de demande

Demat'Manager est capable de détecter le type de document ou de demande dont le mail fait l'objet (facture, commande, demande de prix, réclamation...). Le moteur de RAD (Reconnaissance Automatique de Document) analyse les mots clés présents dans le mail et les pièces jointes et détermine le type de document. En fonction, la solution peut distribuer automatiquement le mail au bon service ou à la bonne personne.

Extraction automatique des données

Certains de vos clients vous envoient toujours le même format de commande par mail ? Demat'Manager intègre un moteur de Lecture Automatique de Document (LAD) qui gère l'extraction des informations utiles au traitement de la commande de manière autonome. Consolidées dans un fichier XML, les données peuvent être transmises et intégrées directement dans une solution de gestion type ERP.

Interface Web d'aide au traitement

Le site Web sécurisé Demat'Manager offre un espace de travail optimisé pour traiter les mails et leurs pièces jointes à l'écran. Une organisation sous forme de bannettes virtuelles permet de s'échanger entre collègues et services les mails en 1 clic. Une barre d'outils personnalisable selon vos besoins et process de traitement vous donne accès à des fonctionnalités utiles pour gérer les différents cas inhérents aux traitement des commandes : temporisation, demande d'informations complémentaires, découpage des commandes à traiter en plusieurs temps, annotation...

Archivage des mails dans le Cloud

Demat'Manager s'intègre facilement avec une GED (Gestion Electronique de Documents) afin de stocker les mails traités dans votre système de gestion documentaire. Mais la solution comprend également une possibilité d'archivage sécurisée dans le Cloud avec une interface permettant de retrouver rapidement un mail en se basant sur les différents attributs personnalisables et déterminés par vos soins.

 

Pour en savoir plus sur la solution, consultez la page de la présentation complète de Demat'Manager.

 

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