Saisie des commandes reçues par fax :
Boostez votre productivité

Demat'Manager est un service Cloud qui dématérialise et simplifie le traitement de vos fax entrants

Le service est constitué d'un ensemble de traitements automatisés et d'un site Web sécurisé permettant des manipulations manuelles directement à l'écran. Demat'Manager supprime les déplacements intempestifs, supprime les manipulations de papier, simplifie les transmissions de documents entre agents de saisie, automatise des tâches répétitives, etc. Demat'Manager facilite la manipulation des fax mais intègre également les emails et les courriers numérisés dans le même flux de traitement. L'intelligence embarquée par la solution, sa gestion des flux entrants et les fonctionnalités offertes aux utilisateurs en font une solution particulièrement adaptée à la réception et à l'enregistrement des commandes clients.

 

TRAITEMENT NUMÉRIQUE DE VOS FAX DE COMMANDE :

 

Dématérialisation des fax entrants

Les fax reçus par le ou les numéros déclarés dans Demat'Manager sont convertis automatiquement au format PDF et poussés dans la fil de traitement de la solution. Une fois numérisés les fax peuvent alors subir des pré-traitements automatisés comme l'océrisation, la Reconnaissance Automatique de Document (RAD), la Lecture Automatique de Document (LAD). Il peut également être affiché à l'écran d'un agent de saisie qui peut alors procéder à différentes actions simplifiées comme le dépôt en 1 clic dans une bannette virtuelle, la temporisation par programmation d'une date/heure de retour dans la liste de traitement, l'archivage électronique dans le Cloud...

Reconnaissance de l'appelant

Demat'Manager opère une reconnaissance de l'émetteur du fax (l'appelant) permettant d'engager un traitement automatique comme le dépôt direct dans la bannette virtuelle du service ou de l'agent qui traite les commandes de ce client. Certains clients importants peuvent également bénéficier d'un traitement privilégié de leurs commandes qui se voient traitées de manière prioritaire.

Océrisation du contenu des fax

Demat'Manager embarque un moteur d'océrisation (OCR = Optical Character Recognition) qui transforme le fax en pdf text. Le contenu devient sélectionnable à l'écran par l'agent qui peut alors procéder à des copier/coller. Le texte peut également être lu par des moteurs de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) et de Lecture Automatique de Documents (LAD).

Reconnaissance Automatique de Document (RAD)

Demat'Manager est capable de détecter le type de document dont il s'agit (facture, commande, demande de prix, réclamation...). La solution s'appuie sur l'analyse des mots clés présents dans le fax dont le contenu a été océrisé

Capture automatique du contenu des fax

Vos gros clients vous faxent toujours le même modèle de document à chaque commande ? Une solution de Lecture Automatique de Document (LAD) permet d'extraire automatiquement les informations de la commande afin de les injecter directement dans votre ERP. La solution utilise pour cela un système de masque de fax.

Distribution automatique des fax

Demat'Manager permet de mettre en place des règles de dispatch automatique des fax dans des bannettes virtuelles traitées par différents agents de saisie, selon vos propres critères et en fonction des informations reconnues ou extraites (appelant, type de document, numéro client...)

Traitement manuel des fax à l'écran

Une interface Web sécurisée permet aux différents agents de traiter les fax à l'écran. Un système de bannettes virtuelles facilite l'échange les fax en un clic. Différentes fonctionnalités personnalisables répondent aux besoins particuliers (association de documents, découpage des fax pour un traitement en plusieurs temps, temporisation du fax, ajout de pièce jointe...) Un mode "edition" offre la possibilité d'ajouter des zones de texte sur les fax ou de surligner du contenu.

Archivage des fax dans le Cloud

Une fois l'enregistrement de la commande effectué, Demat'Manager permet d'enregistrer directement les fax dans le Cloud. Une interface Web dotée d'un moteur de recherche multicritères et basée sur les attributs des documents permet de retrouver un fax rapidement, de le télécharger, de l'imprimer...

 

Pour en savoir plus sur la solution, consultez la page de la présentation complète de Demat'Manager.

 

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