Organiser des réunions en visioconférence

C'est évident, on est plus efficace lorsqu'on se voit pour collaborer. La vue permet d'intégrer la communication non verbale dans l'échange et on sait la quantité d'information que cette communication permet de faire passer. Sans cette communication non verbale, on multiplie les chances de mésentente et on risque le phénomène de désimplication. C'est pourquoi la visioconférence est un outil indispensable lorsque l'on est en situation de télétravail.

 

L'excellent service de visioconférence Zoom est intégré dans l'application de téléphonie Tel4B et disponible en option

Logo Zoom, service de visioference intégré à Tel4BLe moins que l'on puisse dire c'est que la solution Zoom a été très présente dans l'actualité pendant la crise sanitaire du Covid-19. Elle a été plébiscitée pour la qualité de son service ce qui s'est rapidement traduit dans les chiffres. Zoom a annoncé des résultats multipliés par 3 en quelques semaines. Mais elle a également été bousculée par des révélations de failles de sécurité qui ont mis à mal cette belle dynamique. L'important c'est que Zoom a su réagir très rapidement. Ils ont ainsi été capables d'allouer de gros moyens et de s'organiser en mode "commando" pour sécuriser la plateforme dans un temps record. Zoom a alors repris sa marche en avant. Ce qui joue en sa faveur, c'est que la qualité du service est largement au-dessus de la moyenne. Pendant le confinement, nous avons été nombreux à participer à différentes visioconférences organisées avec différents services. Pour beaucoup, Zoom tire son épingle du jeu par la qualité de la vidéo, la gestion du son qui fait qu'on se coupe moins la parole qu'avec d'autres services et la bonne synchronisation des deux. L'expérience Zoom est ainsi très naturelle et c'est ce qui se rapproche le plus d'une discussion en face à face.

Tout ça pour dire qu'en souscrivant au service de téléphonie Cloud Tel4B, vous pouvez activer l'option Zoom pour les utilisateurs qui en ont besoin. Ils peuvent alors gérer leur salle de visioconférence depuis leur application Tel4B.

 

Gérer ses visioconférences Zoom directement depuis l'application Tel4B

L'application Tel4B permet de gérer sa salle de réunion virtuelle directement depuis l'interface. Vous pouvez rejoindre votre salle, inviter des personnes à une réunion, programmer des réunions et rejoindre les réunions de vos collègues. Voici comment :

  • Accès aux fonctions de visioconférence
  • Programmer une conférence
  • Mail d'invitation
  • Liste des conférences
  • Rejoindre une conférence
  • Rejoindre la conférence d'un contact depuis l'annuaire
  • Le menu (1) permet de réaliser différentes actions en rapport avec la visioconférence directement depuis cette application du quotidien : Accéder directement à salle de réunion virtuelle, programmer des réunions en visioconférence, rejoindre une conférence organisée par une autre personne.
  • On visualise ici la création d'une réunion en visioconférence. On programme le jour et l'horaire et on sélectionne les personnes invitées.
  • Dès que la réunion est enregistrée, chaque participant convié reçoit un email avec les informations sur la réunion et le lien permettant de la rejoindre.
  • On retrouve dans la liste des conférences progammées la réunion que l'on vient d'enregistrer ainsi qu'une conférence hebdomadaire pour les points réguliers. L'interface gère en effet les réunions récurrentes.
  • L'application Tel4B permet également de rejoindre une conférence active dont aurait uniquement le numéro ou le nom de l'organisateur.
  • Vous souhaitez démarrer un visioconférence avec une personne présente dans votre répertoire de contact ? Un bouton "conférence" en face de son nom envoie automatiquement un mail avec une invitation à rejoindre votre salle de conférence.

 

Les fonctionnalités de la visioconférence Zoom particulièrement utiles en télétravail

Les visioconférences Zoom sont très efficaces pour remplacer les réunions en présentiel. Pour les avoir largement utilisées pendant la crise du Covid-19, on a le sentiment d'être même plus efficaces, plus attentif, davantage focus sur l'essentiel et les objectifs de la réunion. Est-ce l'écran qui nous maintient dans une bulle de concentration ? Peut-être. En tout cas, une telle qualité de visioconférence est une réponse quasiment à elle seule au sentiment d'isolement en télétravail.

La vidéo tout terrain

La visioconférence Zoom s'adapte à tous les écrans et à tous les besoins, de la réunion à deux jusqu'aux conférences XXL de 300 personnes ! Et puis, on l'a déjà dit, la qualité de la vidéo et la gestion du son permettent de conserver des échanges très naturels entre les participants. On ne déplore aucun décalage qui créent des ruptures dans la conversation ou des coupes de paroles malvenues... Il y a une fonctionnalité particulièrement intéressante dans la solution Zoom c'est qu'elle détecte instantanément le participant qui prend la parole et encadre immédiatement sa vidéo ou le place en grand écran. Celui qui a la parole est clairement identifié par les autres qui attendent alors l'ouverture pour s'exprimer. Cela élimine le risque de cacophonie.

Gérer son arrière plan pour cacher son bazar

Nous n'avons pas tous un endroit chez soi pour s'isoler complètement de la sphère personnelle. On peut toujours éliminer les objets trop personnels du champ de vision et faire du rangement, ça n'enlève rien au fait qu'on n'a pas forcément envie de montrer son intérieur ou un proche qui passerait derrière. Pour répondre à cette problématique Zoom permet de gérer un arrière-plan virtuel en affichant une image que vous avez importée.

Le partage d'écran pour travailler autour d'un document commun

En visioconférence, on peut assister à une présentation animée par un ou plusieurs animateurs. On est alors dans un rôle de spectateur. C'est le cas des réunions d'information, de présentation d'un projet ou de formations à distance. Là où la solution est encore plus intéressante c'est lorsque l'on travaille sur un sujet qui nécessite des interactions autour d'un ou plusieurs documents de travail. Tout d'abord, chaque participant a la possibilité de partager son écran qu'il soit l'organisateur ou participant à la réunion. Bien sûr, l'organisateur garde la main et peut bloquer un partage et d'autres droits donnés aux participants. Ensuite, Zoom est doté d'une barre d'outils qui permet à chacun d'annoter le document à l'écran : Vous pouvez taper du texte, dessiner à main levée, utiliser des formes prédéfinies (ligne, flèche, rectangle, rond, losange...), placer des symboles (croix rouge, coche verte, cœur, étoile...), changer la couleur, modifier l'épaisseur des traits... Pour s'organiser, on peut décider d'une couleur pour chacun et savoir ainsi qui a noté quoi. A la fin, il est possible d'enregistrer une image de l'écran avec les annotations afin de conserver une trace et d'apporter d'éventuelles modifications au document qui était partagé.

Le tableau blanc pour exprimer ses idées

La fonctionnalité "tableau blanc" fonctionne comme le partage d'écran à la différence qu'il affiche uniquement un fond blanc, une page vierge sur laquelle chacun peut s'exprimer avec les mêmes outils d'annotation. Le bon outil pour les brainstorming à distance !

En visio ? Tel4B informe vos collègues de votre indisponibilité

Dès que vous ouvrez votre salle virtuelle depuis l'application Tel4B, votre statut de présence passe automatiquement en "occupé / réunion". Cela limite les risques d'être dérangé par ses collègues pendant une visioconférence.

 

 

 

 

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