Communiquer et collaborer entre collègues

La communication et la collaboration entre collègues est un sujet très important dans une organisation qui fait la part belle au télétravail. Personne ne doit se sentir isolé malgré l'éloignement géographique et l'absence de discussion en tête-à-tête. On doit pouvoir compter sur les autres en cas de besoin. Les utilisateurs de la solution de téléphonie Tel4B et de son application desktop bénéficient de deux outils de collaboration très utiles au quotidien et encore plus en situation de télétravail : La gestion de présence et la messagerie instantanée. Le côté pratique est renforcé par le fait que ces outils sont intégrés dans l'application Tel4B, la même permettant de gérer le téléphone. Il ne s'agit pas, en effet, d'applications supplémentaires.

La gestion de présence et la supervision fluidifient les interactions entre collaborateurs

Tout d'abord, coupons court à une idée reçue selon laquelle une fonctionnalité de gestion de présence ne sert qu'à faire du flicage. L'organisation de point à dates sont sûrement beaucoup plus efficaces pour s'assurer que tout le monde fait son travail comme attendu. Non, l'indicateur de présence donne surtout une information précieuse à celui ou celle qui a besoin de vous. Si vous apparaissez absent, elle saura à quoi s'en tenir et s'organisera différemment, sans perdre de temps à vous courir après. Et puis la notion de gestion de présence est un terme générique qui entre dans une notion plus intéressante qui est la supervision. La supervision est généralement réservée aux standardistes équipés de téléphones avec des dizaines de touches qui s’allument et s’éteignent en permanence. Avec Tel4B, la supervision va plus loin puisqu'elle s'étend à tous les collaborateurs et, surtout, elle permet de donner et d'avoir plus de détail sur la disponibilité ou l'occupation de ses collègues. On voit comment ici :

  • Supervision et indicateur de présence
  • Programmer une plage d'indisponibilité
  • Matérialisation d'une indication de plage d'indisponibilité
  • Sont affichés ici les membres d'une équipe commerciale. On voit que le téléphone d'Emilie est rouge (1). Elle est donc en ligne et cela ne sert à rien de l'appeler maintenant. Le téléphone de Jean-Pierre est lui vert mais il indique qu'il est en réunion avec un client (2). On va donc éviter de le déranger. De leur côté, Karim et Paul affichent un message personnalisé (3) qui pourrait donner de l'information sur leur disponibilité. Comme eux, Jérémy peut informer ses collègues de son indisponibilité en sélectionnant un statut dans la liste proposée (4). Mais pour que ses collègues connaissent sa durée d'indisponibilité, Jérémy peut gérer l'agenda (5) et définir une plage horaire (voir écran suivant). Comme Karim et Paul, Jérémy a personnalisé un message (6) pour indiquer sur quoi il travaille. Les autres savent ainsi à quoi s'en tenir et peuvent le ménager en évitant de trop le déranger s'ils estiment que cela nécessite plus de concentration.
  • Sur cet écran, on voit la programmation d'une durée d'indisponibilité. On sélectionne la raison, la plage horaire et éventuellement un message à l'attention de ses collègues. Vous apparaissez ainsi comme occupé avec un décompte de temps avant votre retour à la disponibilité. L'activation d'un statut d'occupation peut également permettre l'activtion d'une redirection d'appels sur indisponibilité que vous auriez programmé par ailleurs.
  • On voit ici comment se matérialise, pour les autres, l'indication d'une indisponibilité avec une durée programmée. Lorsqu'on n'a pas ses collègues en visuel, c'est vraiment très utile.

 

Le tchat intégré à l'application de téléphonie remplace des mails inutiles

L'application Tel4B est dotée d'une messagerie instantanée très pratique au quotidien. Elle permet d'interagir avec ses collègues en utilisant un canal non intrusif. Adapté aux petits échanges, le chat évite de déranger par un coup de fil ou de polluer davantage des boîtes mails déjà bien remplies.

Ces solutions de messagerie se sont développées fortement dans les entreprises ces dernières années. L'avantage de la solution AVM Up, c'est qu'elle est intégrée à l'application qui sert à piloter son téléphone ou son softphone. Cela vous évite d'avoir une application et une fenêtre en plus sur votre écran.

 

 

 

 

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